Conceptos (1304)
La firma del representante legal en el acta de una reunión no presencial solo es válida cuando este haya participado efectivamente en la sesión, pues su suscripción constituye la constancia de que la reunión se realizó conforme a la ley. En consecuencia, si el representante legal no asistió, no puede firmar el acta, ya que este requisito, previsto en la Ley 222 de 1995, tiene carácter imperativo y no puede ser modificado por disposiciones estatutarias o reglamentos internos, de modo que su incumplimiento afecta el valor probatorio del documento. No obstante, en las Sociedades por Acciones Simplificadas (SAS), la Ley 1258 de 2008 permite que los estatutos establezcan mecanismos especiales para la adopción de decisiones no presenciales, siempre que se regulen expresamente. Asimismo, las decisiones adoptadas pueden ser objeto de ratificación posterior por el órgano competente cuando no se hayan cumplido las formalidades exigidas. Estas precisiones fueron emitidas por la Superintendencia de Sociedades mediante concepto jurídico.
La SuperSociedades explica que, si los estatutos de una compañía contradicen un decreto, es indispensable realizar una reforma estatutaria para su ajuste, ya que no existe una derogación tácita y las disposiciones contrarias a la ley podrían ser nulas. Asimismo, no es jurídicamente posible que socios o directivos soliciten la aplicación de estatutos que contravengan normas imperativas, pues esto ignora la jerarquía normativa y los deberes de los administradores. Toda reforma estatutaria debe formalizarse mediante escritura pública y registrarse ante la Cámara de Comercio para producir efectos legales y ser oponible a terceros.
La Superintendencia de Sociedades reiteró que la elección de las juntas directivas en las sociedades anónimas debe realizarse obligatoriamente mediante el sistema de cuociente electoral, mecanismo previsto en el Código de Comercio para garantizar la representación de los accionistas minoritarios. La entidad explicó que este procedimiento exige la conformación de listas o planchas, el cálculo del cuociente con base en los votos válidos emitidos y la asignación de los cargos según el cuociente y los mayores residuos. Además, precisó que cada accionista debe votar con la totalidad de sus acciones en un mismo sentido, sin fraccionar el voto entre distintas listas, y que las planchas no pueden superar el número de cargos a proveer. También recordó que, aunque la ley fija un mínimo de tres miembros para la junta directiva, el número máximo será el previsto en los estatutos sociales.
La Superintendencia de Sociedades aclaró que las garantías bancarias, aunque no otorgan un bien físico, pueden ser consideradas garantías mobiliarias bajo la Ley 1676 de 2013. Esta norma busca ampliar el acceso al crédito al desmaterializar las garantías, incluyendo derechos contractuales y otras prestaciones de valor económico como bienes muebles. La posibilidad radica en que la garantía bancaria representa una obligación patrimonial del banco. Sin embargo, la entidad advierte que aquellas garantías bancarias que califiquen como valores intermediados o instrumentos financieros regulados por la Ley 964 de 2005 quedan expresamente exceptuadas de este régimen, lo que introduce una distinción crucial en su aplicación.
La Superintendencia de Sociedades emitió un concepto sobre las acciones con dividendo preferencial y sin derecho a voto, ratificando su viabilidad en el régimen societario bajo las Leyes 222 de 1995 y 1258 de 2008. La Entidad precisa que, generalmente, no pueden representar más del 50% del capital suscrito (con flexibilidad para las SAS). Los titulares carecen de voto para el quórum y las mayorías decisorias, salvo excepciones legales específicas: si se desmejoran sus derechos, al votar su conversión, si el reglamento lo dispone, o si la sociedad oculta utilidades que impidan el pago del dividendo mínimo. Estas acciones garantizan un dividendo y reembolso preferencial. Es crucial que los estatutos detallen claramente sus condiciones y límites para asegurar la protección del titular y la transparencia en el gobierno corporativo
La Superintendencia de Sociedades aclaró los requisitos legales para la validez de las firmas y libros electrónicos en actas societarias. Según el Decreto 1074 de 2015 y la Ley 527 de 1999, las actas de asamblea y junta de socios pueden llevarse electrónicamente si incorporan una firma digital o electrónica que cumpla con condiciones de unicidad, verificabilidad e inalterabilidad. No se validan firmas escaneadas. La entidad no sugiere plataformas específicas, recayendo en la sociedad la responsabilidad de evaluar que la herramienta elegida cumpla con la normativa. La conservación de estos documentos digitales debe garantizar su accesibilidad, formato original y trazabilidad, siendo el comerciante responsable de su integridad. La Superintendencia no emite lineamientos sobre la estructura tecnológica ni auditorías de plataformas, instando a las sociedades a asegurar el cumplimiento normativo.
La Superintendencia de Sociedades precisó que la Ley 1258 de 2008, que regula las sociedades por acciones simplificadas (S.A.S.), no contiene una regulación expresa sobre la celebración de la asamblea general de accionistas, por lo que, en virtud de la remisión prevista en su artículo 45, deben aplicarse en primer lugar los estatutos sociales y, en lo no regulado, las normas de las sociedades anónimas y, subsidiariamente, el Código de Comercio. Con base en este análisis, explicó que toda S.A.S. debe celebrar al menos una asamblea ordinaria anual en la fecha prevista en sus estatutos o, si estos guardan silencio, dentro de los tres meses siguientes al cierre del ejercicio social. Agregó que, de no mediar convocatoria, la reunión se realizará por derecho propio el primer día hábil de abril, a las 10:00 a. m., conforme a las reglas del Código de Comercio.
La SuperSociedades aclara el alcance del Régimen de Medidas Mínimas para APNFDs. La consulta se centró en si la exención para empresas inspeccionadas y vigiladas por otra entidad especializada en LA/FT/FPADM aplica a todas las inspeccionadas o solo a las APNFD. La Superintendencia de Sociedades responde que la obligación recae en las APNFD que cumplan los criterios del Capítulo X (ingresos/activos para sectores como inmobiliario o metales). La excepción para empresas inspeccionadas no es general; aplica únicamente si estas, además de ser inspeccionadas, califican como APNFD y ya están vigiladas por otra autoridad con facultades LA/FT/FPADM. Esto asegura una interpretación armónica del ámbito de aplicación.
La Superintendencia de Sociedades, definió si los actos de asambleas y órganos societarios inscritos en el Registro Mercantil son datos reservados o información pública, y si su divulgación en procedimientos administrativos o judiciales exige una orden judicial. La Entidad citó el artículo 26 del Código de Comercio: "El registro mercantil será público". Esto implica que cualquier persona puede examinar sus archivos, tomar anotaciones y obtener copias de los actos registrados”. Por lo tanto, la información societaria en el Registro Mercantil ostenta un carácter público irrestricto, no estando sujeta a reserva.
