La Contraloría General de la República explicó que para la declaratoria de responsabilidad fiscal deben concurrir tres elementos esenciales: (I) el elemento objetivo, que requiere prueba cierta de la existencia del daño al patrimonio público y su cuantificación precisa; (II) el elemento subjetivo, que evalúa la actuación del gestor fiscal, exigiendo que haya actuado al menos con culpa leve; y (III) el elemento de causalidad, que establece la relación directa entre el actuar del gestor fiscal y el daño ocasionado al erario. Además, el daño debe ser real, cierto, cuantificable y atribuible a dolo o culpa grave en la gestión fiscal. La responsabilidad es autónoma, con un fin primordial resarcitorio para regresar los recursos al Estado como si el daño no hubiera ocurrido.

Las Entidades Estatales deben primero determinar si existe software disponible en el mercado que satisfaga su necesidad o si requieren desarrollo a la medida. Para bienes con características técnicas uniformes, como licenciamiento o SaaS, se recomienda usar la selección abreviada por subasta inversa, privilegiando el menor precio, sin perjuicio de Acuerdos Marco o Instrumentos de Agregación de Demanda. Para desarrollo de software a la medida, conviene el concurso de méritos, que valora aspectos técnicos y experiencia. La licitación pública aplica cuando no se trata de bienes uniformes o cuando la magnitud y naturaleza lo exijan. La contratación de fábrica de software se recomienda por licitación pública, salvo que incluya bienes uniformes, que podrían usar subasta inversa. Además, los contratos de prestación de servicios con personas naturales solo proceden vía contratación directa para actividades específicas no cubiertas por personal de planta.

La Contraloría General de la República aclara que el pago de una orden judicial, aunque posteriormente revocada, no implica necesariamente un daño patrimonial cierto. Para que se configure la responsabilidad fiscal debe existir un daño objetivo, que implique lesión al patrimonio público, ocasionado por una conducta dolosa o gravemente culposa y con nexo causal. Además, si la entidad despliega acciones oportunas y eficaces para recuperar el recurso girado indebidamente, como la revocatoria del acto y cobro coactivo, puede evitarse el daño consolidado al Estado. Por tanto, el solo pago no configura daño si hay acciones administrativas inmediatas para impedir el detrimento patrimonial. Finalmente, si se prueba daño y culpa, procede la acción de repetición, excluyendo el proceso de responsabilidad fiscal si se reintegran los recursos.

El Consejo de Estado declaró que la Superintendencia de Notariado y Registro incumplió parcialmente el contrato de obra firmado con la Unión Temporal Reforzamiento 2012, al no realizar la liquidación bilateral y desconocer valores adeudados por obras ejecutadas. Además, reconoció que la Unión Temporal tiene derecho a más de 80 millones de pesos por reajuste de precios unitarios, en virtud de la ejecución del contrato, y ordenó liquidarlo judicialmente, resultando a favor de la unión una suma de aproximadamente 1.687 millones de pesos, correspondiente a los valores reconocidos y actualizados. La decisión se fundamenta en que los acuerdos durante la ejecución se interpretan en buena fe y que la entidad incumplió sus obligaciones contractuales, generando un pago a favor de la Unión Temporal.

El Consejo de Estado determina que los contratos de obra y de interventoría son dos negocios jurídicos autónomos, cada uno con causa y objeto propios, lo que implica que las obligaciones y estipulaciones de uno no se trasladan automáticamente al otro. Sin embargo, reconoce un nexo intrínseco entre ellos, pues la interventoría se explica en la existencia del contrato de obra sobre el cual recaen sus labores de seguimiento, verificación y control. Así, aunque no toda dificultad sobreviniente en la ejecución del contrato de obra afecta necesariamente al contrato de interventoría, en ciertos casos, la imposibilidad total, temporal o parcial, de ejecutar la obra imposibilita el desarrollo de las actividades del interventor. Por ello, la sola recepción satisfactoria de la obra no acredita por sí sola que la interventoría se haya cumplido ni que sus labores se hayan desarrollado durante periodos de suspensión. La evidencia del cumplimiento de la interventoría debe ser demostrada con prueba directa, reconociendo la autonomía contractual, pero admitiendo la vinculación funcional entre ambos contratos.